5 Consells per triar el ERP més adequat pel teu despatx
Moltes gestories o despatxos s'estan plantejant canviar el ERP de l'empresa. Col·legues de la professió comenten sobre noves funcionalitats o sobre solucions integrades ERP que semblen prometedores. El canvi de ERP és un procés crític, que requereix una bona anàlisi. Per això, plantegem 5 preguntes clau per a ajudar a trobar el ERP ideal per a cada assessoria.
1.Quines són les necessitats no cobertes o nous requeriments en l'actual gestió del despatx?
Poden donar-se diferents escenaris; els analitzem d'un en un:
- Les assessories i despatxos no tenen una suite totalment integrada i s'utilitzen diferents programes: comptabilitat, renda, laboral… de diferents fabricants. En aquest cas, és clau aconseguir un ERP especialitzat en assessories que integri totes les funcionalitats de totes les àrees que s'han de cobrir en l'assessoria o despatx.
- Els ERP no especialistes en assessories manquen de funcionalitats específiques per als despatxos. En aquestes situacions, cal personalitzar el programa, una tasca que realitza un personal no expert en assessories. Com a resultat, a vegades les solucions són errònies i no s'arriben als terminis marcats pels organismes oficials. En qualsevol cas, són només solucions parcials. Un ERP especialista en assessories i despatxos donarà resposta de manera integral, fiable i probablement menys costosa, i amb la seguretat d'estar totalment actualitzats a nivell legal i de prestacions.
- També hi ha casos on el programa contractat no permet connectar-se amb altres aplicacions que poden ser necessàries (facturació dels clients, agregador bancari, digitalització de factures...), o no integra algun dels mòduls (com a Renda). La situació ideal per a una assessoria de grandària mitjana o gran és tenir un ERP amb tots els programes necessaris per a les assessories i, a més, poder comptar amb un Sistema de API per a integrar altres programes.
2.Què passa amb la base de dades existents, amb tota la informació que l'assessoria té? Com conèixer sobre el procés de traspàs i els resultats?
La dada de l'assessoria és de vital importància. S'ha de mantenir tota la traçabilitat de la informació. I és clau que el proveïdor ofereixi garanties, més enllà de “dir que sí, que es traspassa tot”.
Recomanacions per a evitar sorpreses posteriors:
- Preguntar al proveïdor quins traspassos d'informació han fet, en quin programari té experiència i quin ha estat el resultat.
- Demanar-li referències de clients, amb noms i telèfons i parlar amb ells pot aportar claredat.
Algunes empreses fabricants de software i tenen aquest aspecte molt desenvolupat, amb mòduls específics per a la transferència de dades. Geyce ha creat un mòdul de conversió automàtic des del seu propi ERP que garanteix el 95% de les dades des de les plataformes d'A3 o Sage. També té disponible una sèrie de conversions automàtiques per a aquelles assessories que treballen en altres plataformes que tenen la necessitat de millorar la seva ERP actual sense la pèrdua de les seves dades, el seu patrimoni.
El traspàs és un aspecte clau. Fa falta tenir tota la informació prèvia en el nou sistema. Poder anticipar com serà el procés de traspàs ajuda a poder definir etapes i responsables interns. Fabricants de ERP com Geyce Software tenen la figura del “tutor” que acompanya a l'assessoria en tot el procés. Aquesta figura resulta factor clau per a “evitar desgastos” i facilitar la integració i l'excel·lència d'èxit en tot el procés de traspàs, formació i posada en marxa amb les seves dades en real.
3.Quins aspectes poden ajudar a triar l'opció més adequada?
Aquest seria un possible check list per a verificar la idoneïtat:
- Que sigui una solució per a assessories: verificar quins tipus de clients ho tenen, i si són empreses similars
- Que tingui un complet apartat de gestió fiscal, àrea laboral, rendes, gestió d'impostos… àrees clau en l'àmbit d'assessories i despatxos
- Que tingui API per a connexió a altres programes com agregadors bancaris, facturació de clients, escaneig de factures. Les assessories mitjanes i grans necessiten poder tenir aquests serveis addicionals amb la finalitat de rendibilitzar cadascun dels seus departaments.
- Que permeti adaptacions personalitzades a les necessitats específiques de l'assessoria. És clau treballar en una base de dades SQL, perquè permet personalitzar informes de Business Intelligence específics que cobreixin les necessitats particulars dels clients
4.Com convèncer als usuaris interns que es mostren reticents a canviar?
L'elecció d'un ERP és una decisió estratègica i de llarg termini. Aquest és un gran repte de tots els departaments de l'assessoria. Tots han d'estar convençuts que el canvi a una nova suite totalment integrada els permetrà automatitzar processos interns de l'assessoria i gestió interna i, per tant, poder dedicar més temps als seus clients i fidelitzar-los. Els responsables de cadascuna de les àrees han de liderar en aquest canvi. Canviar un software significa canviar les maneres de treballar i significa canviar rutines i hàbits; implica l'obligació de renovar-se, actualitzar-se, comprometre's. Liderar un canvi estratègic tecnològicament.
La renovació del ERP és un canvi crític per a les assessories, especialment per a aquelles mitjanes i grans. Els permet guanyar en eficiència i rendibilitat… però té un cost inicial de major esforç de tots. Cal compartir la visió i posar mitjans per a fer “el canvi accessible” per a tots, en tots els nivells de l'organització. Moltes vegades les barreres estan entre els membres del comitè de direcció, o amb els directius més sèniors. I des d'una visió basada a curt termini a causa de les urgències i pressions en el dia a dia. S'anteposen les urgències del curt termini enfront d'una visió més estratègica i a llarg termini. El dia a dia no pot ofuscar el que ens ofereix el futur. L'assessoria que es quedi en una zona de confort, es trobarà en inferioritat enfront de les quals han optat per una transició tecnològica.
La tecnologia canvia la realitat dels llocs de treball. I les empreses, o canvien i s'adapten, o es poden quedar fora de la carrera de l'eficiència. Parlar, fer participar als implicats des d'un principi, formació, suport personalitzat (el tutor esmentat abans)… i fins i tot, plantejar incentius especials per a la posada en marxa; tot això pot ser d'ajuda.
5.Què és millor, un ERP molt conegut que respon a una empresa de capital de risc, o bé un ERP especialista en assessories no tan conegut amb capital nacional?
Els gerents de les assessories es mouen entre aquestes 2 alternatives.
És molt important anticipar com respondrà a les necessitats específiques de les assessories. Aquí és clau un anàlisi detallat dels requeriments i les aportacions de cada solució. Mirar la lletra petita amb deteniment pot evitar sobreentesos i errors posteriors.
Un segon aspecte crític que pot ajudar a decidir és: "QUÈ M'OFEREIX LA NOVA SUITE EN LA QUAL ESTIC INTERESSAT?" És molt important disposar d'aquesta informació. I altres preguntes a considerar són: "Quan em facilitaran la nova aplicació de càlcul de la pre-renda?" "Quan disposaré de la nova actualització del següent any d'Impost de Societats?" "Quan disposaré de la incorporació de les dades fiscals de renda i patrimoni?" "En quant temps s'adapten les noves reformes legals en la meva ERP?"
És un canvi fonamental on el servei de programació juga un rol molt important. És el core de la confiança i seguretat amb el ERP que es treballa. Hi ha fòrums que aporten informació interessant.
També és fonamental, en considerar el ERP, conèixer “Qui m'atén?” És important que siguin Persones. Amb nom. Que coneguin les casuístiques específiques de l'assessoria. Amb un termini de resposta immediat. Que coneguin els serveis i la legislació vigent. Que estiguin constantment formades en un equip que forma empresa. Sentir la seguretat que estar en bones mans després de prendre la decisió de canvi del ERP és la millor prova d'haver encertat en l'elecció. I un tercer aspecte fa referència a la “garantia en el traspàs de dades”. Aquí, el punt 3 dona indicacions clares.
Les solucions més conegudes no necessàriament són les més adequades; poden ser aproximacions generals, però no necessàriament estan pensades per als requeriments específics del sector.
Les respostes a aquestes 5 preguntes han d'ajudar a triar el ERP més adequat. Si vols, en Geyce et podem donar més informació sobre la nostra solució i mostrar-te casos d'èxit d'empreses similars a la teva. Contacta'ns sense cap compromís. Ens agradarà conèixer el teu cas.
