El agregador bancario o cómo conciliar automáticamente movimientos bancarios

Uno de los objetivos fundamentales de la contabilidad es reflejar una imagen precisa y veraz de la empresa. Aunque esta premisa puede parecer simple, representa un desafío significativo para las organizaciones modernas debido al gran volumen de operaciones e información que deben gestionar diariamente.

Existen varios procesos que ayudan a alcanzar este objetivo, siendo uno de los más destacados la conciliación bancaria. Este procedimiento es crucial para mostrar de manera correcta la liquidez de la empresa. En este artículo, te explicamos en qué consiste, cómo llevarlo a cabo y cómo automatizarlo.

¿Qué es el Agregador Bancario?

El agregador bancario es una herramienta que, previa autorización del cliente, permite al despacho contable acceder y leer los movimientos de las cuentas bancarias específicas del cliente. Este proceso se inicia con el envío de un correo electrónico al cliente solicitando permiso para acceder a sus lecturas bancarias. Una vez el cliente otorga el permiso, el banco envía un correo confirmando que, en este caso, GEYCE puede leer los datos. Esta autorización es crucial para garantizar la seguridad y la privacidad de la información financiera del cliente.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria cumple varios propósitos fundamentales:

• Identificación y corrección de errores: Ayuda a detectar y corregir posibles errores en los registros financieros de la empresa, como transacciones duplicadas o no registradas.

• Detección de fraudes: Permite identificar actividades fraudulentas al comparar los registros internos con los estados de cuenta oficiales del banco.

• Aseguramiento de la Integridad de los Datos: Garantiza la integridad y exactitud de los datos financieros, facilitando así la toma de decisiones informadas por parte de la empresa.

Cómo funciona el agregador bancario de GEYCE

• Solicitud de permiso: El departamento de contabilidad envía un correo al cliente solicitando permiso para leer sus lecturas bancarias.
• Autorización del cliente: El cliente recibe un correo del banco y autoriza a GEYCE a leer sus datos.
• Acceso a cuentas específicas: El cliente puede dar permisos a cuentas específicas, asegurando que solo la información relevante sea accesible.
• Descarga automática de datos: Una vez otorgado el permiso, el despacho de contabilidad puede acceder automáticamente a los movimientos bancarios pendientes desde una fecha determinada hasta otra.
• Conciliación automática: El sistema baja los datos automáticamente para facilitar el proceso de cobro y pago.

Funcionalidades adicionales

El agregador bancario no solo facilita la conciliación de movimientos pendientes, sino que también se integra con otros aspectos financieros como:

• Cuadro de amortización de préstamos: Permite la gestión y seguimiento de los pagos de préstamos.
• Remesas bancarias: Automatiza la gestión de cobros y pagos a través de remesas.
• Impuestos: Incluye la gestión de impuestos específicos, como los de Canarias.
• Sistema de Información Inmediata (SI): Incorpora el cumplimiento de requisitos fiscales mediante el sistema de información inmediata, garantizando que la información se reporte de manera precisa y oportuna.

Beneficios para el cliente

• Transparencia y control: Los clientes tienen una visión clara y constante del estado financiero de su empresa.
• Eficiencia en la gestión: La automatización de la conciliación bancaria ahorra tiempo y reduce errores.
• Seguridad: El proceso de autorización garantiza que solo las personas y cuentas autorizadas tengan acceso a la información financiera.

Ejemplo de conciliación bancaria

Para ilustrar cómo se realiza una conciliación bancaria, vamos a utilizar un ejemplo sencillo. Imaginemos que estamos conciliando el estado de cuenta de una empresa al final de un mes determinado. Aquí están los pasos y los elementos clave del proceso:

Proceso de conciliación

Comparar saldos iniciales: Verificamos que el saldo inicial en ambos registros (el banco y la empresa) sea el mismo.

Revisar transacciones: Comparamos cada transacción registrada en el libro de la empresa con las transacciones en el estado de cuenta bancario:

El depósito inicial, el cheque N° 101, el pago al proveedor, el depósito del cliente y el cheque N° 102 coinciden en ambos registros.

Identificar discrepancias: Notamos que el pago de alquiler de 200 el 25 de junio está en los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta bancario. Esto puede deberse a que el cheque aún no se ha cobrado o la transacción no ha sido registrada por el banco.

Ajustes necesarios: Ajustamos el saldo de acuerdo con las transacciones pendientes:

Saldo según registros de la empresa al 30/06: 650

Menos: Pago de alquiler pendiente (200)

Saldo ajustado: 450

Conciliación final: Después de ajustar, el saldo final ajustado en los registros de la empresa debe coincidir con el saldo del estado de cuenta bancario, que es 850.

Conclusión 

La conciliación bancaria es vital para asegurar la precisión y la integridad de los registros financieros de una empresa. Este proceso ayuda a identificar y corregir errores, detectar fraudes y garantizar la exactitud de los datos financieros, facilitando una toma de decisiones más informada. En GEYCE ofrecemos herramientas avanzadas que automatizan la conciliación bancaria, disponibles en el portal del asesor. El agregador bancario de GEYCE permite la autorización y descarga automática de movimientos bancarios, manteniendo los datos siempre actualizados. 

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