¿Qué es el libro de registro de facturas recibidas y cómo hacerlo?

¿Qué es el libro de registro de facturas recibidas y cómo hacerlo?

Llevar un control detallado de todas las facturas de compras y gastos es fundamental para la correcta gestión fiscal y contable de cualquier empresa o profesional. Para ello, es necesario mantener un libro de registro de facturas recibidas. Este artículo te explicará qué es este libro, por qué es importante y cómo puedes crearlo y mantenerlo adecuadamente.

¿Qué es el libro de registro de facturas recibidas?

El libro de registro de facturas recibidas es un documento obligatorio para todos los empresarios y profesionales sujetos pasivos de IVA. En este libro se deben anotar todas las facturas y demás documentos que establece la ley, correspondientes a los bienes y servicios adquiridos en el desarrollo de su actividad.
Este registro es obligatorio exclusivamente para efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y respalda la información incluida en las declaraciones de este tributo.

Es importante tener en cuenta lo siguiente:

• No todas las empresas están obligadas a llevar este libro; solo aquellas que son sujetos pasivos de IVA. Aunque la gran mayoría lo son, hay empresas que no están afectadas, como aquellas que realizan exclusivamente operaciones exentas o no sujetas, como por ejemplo, una clínica dental o una academia de inglés.
• En el libro de registro de facturas recibidas se deben incluir también las facturas por adquisiciones de bienes y servicios exentas o no sujetas a IVA. Es decir, no solo se registran las facturas que incluyen IVA.

¿Pará qué sirve el libro de registro de facturas recibidas?

El libro de registro de facturas recibidas tiene múltiples propósitos y beneficios que lo hacen esencial para la gestión fiscal y contable de cualquier empresa o profesional sujeto pasivo de IVA.

• Cumplimiento fiscal: Facilita la declaración de IVA y asegura el cumplimiento de las normativas fiscales. Ayuda a evitar errores y posibles sanciones.

• Control financiero: Permite un seguimiento detallado de los gastos, mejorando la gestión del flujo de caja. Proporciona una visión clara de las salidas de dinero.

• Soporte para auditorías: Proporciona un historial organizado de las transacciones, útil para auditorías internas y externas. Facilita la revisión y verificación de datos.

• Transparencia: Garantiza la trazabilidad de todas las transacciones financieras. Ayuda a identificar y resolver discrepancias o errores.

• Deducciones fiscales: Optimiza las deducciones fiscales al incluir todas las facturas, incluso las exentas o no sujetas a IVA. Puede resultar en ahorros significativos.

• Gestión administrativa: Centraliza la información de las facturas, simplificando la administración. Facilita el acceso y la organización de datos financieros.

¿Quién debe llevar el libro de facturas recibidas?

Esta obligación aplica a todas las empresas que sean sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Para los autónomos, aquellos bajo el régimen simplificado de IVA deben llevar el libro registro de facturas recibidas. Los autónomos en el régimen de estimación objetiva están exentos de llevar este libro y otros registros fiscales y contables; solo necesitan conservar justificantes y documentos que acrediten sus operaciones.

Empresas y autónomos obligados a mantener este libro también deben conservar los documentos que respaldan los asientos contables. Estos deben guardarse por un período de cuatro años, a partir del día siguiente al fin del plazo para presentar la autoliquidación de IVA.

Cómo crear el libro de registro de facturas recibidas

Crear un libro de registro de facturas recibidas es un proceso sencillo que puedes realizar utilizando diferentes herramientas, como un libro físico, una hoja de cálculo o software contable especializado. A continuación, te mostramos una guía paso a paso para crear y mantener este registro.

1. Elegir el formato

• Libro físico: Ideal para pequeñas empresas con un bajo volumen de facturas.
• Hoja de cálculo: Herramientas como Microsoft Excel o Google Sheets permiten una mayor flexibilidad y facilidad de uso.
• Software contable: Programas como Geyce automatizan el proceso y son ideales para empresas con un alto volumen de facturas.

2. Crear una plantilla

Para una hoja de cálculo:

• Abre una nueva hoja de cálculo.
• Crea columnas con los siguientes encabezados:
• Número de factura
• Fecha de emisión
• Proveedor
• CIF/NIF del proveedor
• Descripción de la operación
• Base imponible
• Tipo de IVA
• Cuota de IVA
• Total factura
• Fecha de recepción (opcional)

3. Registro de facturas

Cada vez que recibas una factura, ingresa la información detallada en la plantilla. Asegúrate de que todos los campos estén completos y sean correctos para mantener un registro preciso.

Con Software contable:

• Escanea o sube la factura al software.
• El software extraerá automáticamente los datos y los registrará en el libro correspondiente.

4. Verificación y actualización

Regularmente: Verifica que todas las facturas recibidas estén registradas correctamente.

Corrección de errores: Actualiza cualquier información faltante o incorrecta para mantener la precisión del registro.

5. Archivo de las facturas

Copia física o digital: Guarda una copia de cada factura registrada. Organiza tus facturas de manera que puedas acceder fácilmente a ellas cuando sea necesario.

6. Utilización de software especializado

Usar Geyce puede simplificar enormemente este proceso:

• Automatización: El software automatiza la entrada de datos y reduce el riesgo de errores.
• Organización: Mantén todas tus facturas organizadas y accesibles en un solo lugar.
• Cumplimiento: Asegura que todos los registros cumplan con las normativas fiscales.

Conclusión

Crear y mantener un libro de registro de facturas recibidas es esencial para la gestión fiscal y contable de tu empresa. Ya sea utilizando una hoja de cálculo o un software especializado como Geyce, este proceso puede simplificarse y ayudarte a cumplir con tus obligaciones fiscales de manera eficiente.