¿Para qué sirve la factura electrónica?
Con el auge de la transformación digital, comprender qué es una factura electrónica y cómo funciona se ha vuelto imprescindible para empresarios y autónomos. La facturación electrónica ya es una realidad que ha llegado para quedarse y pronto será obligatoria para muchos profesionales. En este artículo, te explicaremos los aspectos fundamentales de la factura electrónica y por qué es tan importante en el entorno empresarial actual.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que registra una compraventa de bienes o servicios. Para entender qué es una factura electrónica, es crucial reconocer que es la versión digital de la factura en papel, con los mismos efectos legales y cumpliendo con los mismos requisitos y datos obligatorios.
Al crear una factura electrónica, generamos un archivo digital que, al igual que una factura tradicional, sirve como comprobante legal de una transacción comercial y puede ser compartido a través de Internet. Este archivo debe cumplir con las normativas vigentes y suele incluir elementos como la firma digital para asegurar su autenticidad e integridad.
La factura electrónica no solo facilita la gestión y almacenamiento de documentos, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad en las transacciones comerciales.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
La factura electrónica es una herramienta esencial en la gestión empresarial moderna. Sus principales utilidades son:
- Validez legal y fiscal: Cumple con los mismos requisitos legales y fiscales que las facturas en papel, sirviendo como comprobante oficial de transacciones comerciales ante las autoridades tributarias.
- Eficiencia y reducción de costos: Al eliminar la necesidad de imprimir, almacenar y enviar facturas en papel, reduce significativamente los costos operativos. Además, agiliza los procesos de emisión, recepción y archivo de facturas.
- Seguridad: Las facturas electrónicas suelen estar protegidas con firmas digitales y certificados electrónicos, garantizando su autenticidad e integridad, lo que reduce el riesgo de fraude y alteraciones no autorizadas.
- Automatización e integración: Facilita la integración con sistemas de gestión empresarial (ERP) y contabilidad, permitiendo la automatización de procesos y la mejora en la precisión y eficiencia de los registros financieros.
- Rapidez y accesibilidad: La transmisión de facturas electrónicas es casi instantánea, acelerando los ciclos de facturación y pago. Además, pueden ser consultadas en cualquier momento y desde cualquier lugar con acceso a internet.
Normativa sobre la factura electrónica en España
En España, el uso de la factura electrónica está regulado por distintas normativas que han ido ampliando su obligatoriedad progresivamente.
Facturación electrónica en el sector privado
La norma establece un período transitorio de 1 a 2 años para que todos los autónomos adopten la factura electrónica en sus operaciones. Además, otorga un plazo especial de tres años para que los autónomos persona física comiencen a comunicar el estado de sus facturas (fecha de recepción, de pago, etc.) a los proveedores o a la Agencia Tributaria. Sin embargo, aunque disponen de más tiempo para esta comunicación, desde antes ya estarán obligados a emitir sus facturas por medios electrónicos.
¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?
Atendiendo a las leyes mencionadas y a los recientes cambios legislativos introducidos por la Ley Crea y Crece, la factura electrónica se convertirá en un requisito obligatorio para una gran parte de las operaciones comerciales en España. Según el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, "todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos".
Período de adaptación
Esta nueva obligación cuenta con un período de adaptación para autónomos y pymes, quienes deberán empezar a emitir facturas electrónicas en sus operaciones con otras empresas dentro de 1 a 2 años desde la aprobación del nuevo reglamento de facturación, es decir, entre 2024 y 2026.
Obligaciones actuales y futuras
Actualmente, la factura electrónica es obligatoria para:
- Sociedades que emiten facturas dirigidas a las administraciones públicas.
Próximamente, la factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos que facturen a otros profesionales, con los siguientes plazos:
- A finales de 2024 o principios de 2025: Si la facturación anual es superior a 8 millones de euros.
- A finales de 2025 o principios de 2026: Si la facturación anual es inferior a 8 millones de euros.
Además, habrá un plazo adicional para que ciertos negocios comienzan a comunicar el estado de sus facturas:
- A finales de 2026 o principios de 2027: Los autónomos persona física deberán empezar a comunicar el estado de sus facturas (recibidas, pagadas, etc.) a sus proveedores.
Las demás empresas deberán hacerlo antes, entre 2024 y 2025.
Excepciones
Sin embargo, algunas operaciones pueden continuar utilizando facturas en papel. Por ejemplo, las empresas y profesionales que facturen a consumidores finales o usuarios particulares no están obligados a usar factura electrónica.
Beneficios de utilizar la factura electrónica
Adoptar la factura electrónica ofrece numerosas ventajas que optimizan los procesos empresariales y mejoran la eficiencia operativa.
- Proceso agilizado: La entrada de datos es automática y digital, lo que hace que todo el proceso sea mucho más rápido.
- Pagos más rápidos: Las facturas electrónicas se transmiten al instante y se pueden procesar de manera expedita, acelerando los pagos.
- Mayor precisión: Al eliminar la introducción manual de datos, se mejora la precisión y se reducen los errores.
- Mayor eficiencia: Automatizar el proceso de facturación libera tiempo para que las empresas se concentren en otras tareas importantes.
- Reducción de errores humanos: La automatización minimiza la posibilidad de errores en la facturación.
- Facilidad en la presentación de impuestos: La facturación electrónica simplifica y agiliza el proceso de presentación de impuestos, facilitando el cumplimiento fiscal.
Conclusión
La factura electrónica no solo optimiza los procesos internos, sino que también mejora la precisión, eficiencia y rapidez en las transacciones comerciales, aportando un valor significativo a las empresas. La transformación digital no es solo una tendencia, sino una necesidad para mantenerse competitivo en el mercado actual. Implementar la factura electrónica es un paso fundamental en esta dirección, ofreciendo beneficios tangibles tanto a nivel operativo como financiero.
En Geyce, entendemos la importancia de estar preparados para estos cambios. Te garantizamos que estaremos listos y adaptados cuando llegue el momento, brindándote las herramientas y el soporte necesarios para una transición fluida hacia la facturación electrónica.
