Diferencia entre la factura electrónica y la factura digital

Diferencia entre la factura electrónica y la factura digital

La diferencia entre la factura electrónica y la factura digital es un tema que genera dudas entre empresarios y profesionales. Aunque ambos términos parecen similares, existen aspectos técnicos, legales y funcionales que los distinguen. Comprender estas diferencias es fundamental para cumplir con las normativas vigentes y optimizar la gestión administrativa de tu empresa.

En este artículo, exploraremos las características principales de cada tipo de factura, su validez legal, las ventajas que ofrecen y cómo herramientas como las soluciones de Geyce pueden facilitar su implementación para asesorías y despachos. 

¿Qué es una factura digital?

La factura digital es una representación de una factura tradicional, pero creada y gestionada en formato digital. Aunque puede ser generada electrónicamente, no necesariamente cumple con los requisitos técnicos y legales de una factura electrónica.

Características principales de la factura digital

• Formato digital: Generalmente en PDF, Word u otros formatos digitales.
• Sin firma electrónica obligatoria: Aunque puede incluir una firma digital, no es un requisito imprescindible para su validez.
• Distribución electrónica: Se envía a través de correos electrónicos o plataformas digitales.
• Validez limitada: Para ser válida, debe cumplir con la normativa fiscal del país y respaldarse con documentos físicos, si es necesario.

Este tipo de factura es útil en entornos que aún no requieren cumplimiento estricto de normativas electrónicas, pero quieren aprovechar las ventajas de la digitalización, como la facilidad de acceso y la reducción del uso de papel.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica, por su parte, no solo se genera en un formato digital, sino que está diseñada para cumplir con exigencias legales específicas, incluidas la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Características principales de la factura electrónica

• Formato estructurado: Usualmente en XML, UBL o Facturae, lo que permite la interoperabilidad entre sistemas.
• Firma electrónica obligatoria: Utiliza certificados digitales para garantizar la autenticidad y prevenir fraudes.
• Validez legal plena: Cumple con los requisitos de la normativa fiscal y puede ser presentada en auditorías sin necesidad de soporte físico.
• Intercambio automatizado: Compatible con sistemas de gestión empresarial (ERPs) y plataformas de facturación electrónica.

Descubre más sobre la facturación electrónica aquí.

Ventajas de cada tipo de factura

Ambos formatos tienen sus propias ventajas dependiendo del contexto empresarial.

Ventajas de la factura digital

• Fácil de implementar: Ideal para empresas que inician su digitalización.
• Menores costos iniciales: No requiere infraestructura compleja.
• Acceso rápido y fácil: Se distribuye de manera sencilla por correo electrónico.

Ventajas de la factura electrónica

• Cumplimiento legal: Garantiza la aceptación por parte de las administraciones fiscales.
• Seguridad: Previene alteraciones gracias a la firma electrónica.
• Automatización: Facilita procesos contables y administrativos mediante integración con sistemas ERP como g-Gestión de Geyce.

¿Por qué es importante conocer la diferencia?

La diferencia entre la factura electrónica y la factura digital afecta tanto a la validez de los documentos como a la optimización de procesos internos. Ignorar estos aspectos puede resultar en sanciones legales o ineficiencias operativas.

Relevancia en el marco legal

En España, la obligatoriedad de la factura electrónica está en constante expansión. Para estar al día con normativas como la Ley Crea y Crece, es crucial utilizar herramientas que cumplan con los requisitos legales.

Mejora operativa

Adoptar facturas electrónicas no solo asegura cumplimiento, sino que también mejora la eficiencia empresarial, gracias a la automatización y la reducción de errores manuales.

Soluciones de Geyce para la facturación

Para facilitar la transición y gestión de ambos tipos de facturas, Geyce ofrece soluciones avanzadas para asesorías y despachos como:

• g-Gestión: Ideal para la facturación integral, seguimiento y control de clientes.
• g-Conta: Permite gestionar las obligaciones contables derivadas de la facturación.
• g-Mode: Simplifica la presentación de modelos fiscales derivados de la facturación electrónica.

Con estas herramientas, tu asesoría puede optimizar procesos, cumpliendo con las normativas vigentes.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo usar una factura digital en lugar de una factura electrónica?

No, si la normativa exige factura electrónica. La factura digital puede ser aceptada en algunos casos, pero no tiene la misma validez legal.

2. ¿Qué pasa si mi empresa no adopta la factura electrónica?

Podrías enfrentar sanciones legales o dificultades para trabajar con administraciones públicas y socios comerciales.

3. ¿Cómo saber si una factura es válida legalmente?

Debe incluir firma electrónica, estar en formato estructurado y cumplir con los requisitos fiscales del país.

4. ¿Es obligatorio digitalizar todas las facturas?

En España, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas a mediados de 2025.

Conclusión

Conocer la diferencia entre la factura electrónica y la factura digital es esencial para garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia empresarial. Mientras que la factura digital puede ser útil en entornos simples, la factura electrónica es imprescindible para empresas que buscan seguridad, automatización y cumplimiento legal.

Resumen

• La factura digital es un documento digitalizado, pero no siempre cumple requisitos legales.
• La factura electrónica tiene plena validez legal y utiliza firma electrónica.
• La adopción de la factura electrónica asegura cumplimiento normativo y mejora operativa.
• Geyce ofrece herramientas como g-Gestión y g-Conta para facilitar la transición.
• La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de la factura electrónica en España.